不動産売却の基礎知識や知っておきたいコツを分かりやすく解説します。売却の体験談もご紹介。

家・土地の権利書を紛失しても売却はできる? 対処方法を解説

家、土地の権利書類は売買の際に必要な大切なモノです。でも長い人生、特にペーパーレス化が進んでいる現代、どこにしまったか忘れたり、紛失したりしてしまうこともあるでしょう。
もしそうした場合は売却ができなくなってしまうのでしょうか。
いやいや早合点をしないでください。土地の権利書類を紛失した場合の対処方法やどうしたら売却ができるのかを解説します。

記事の目次

家や土地の権利書類「登記済証」「登記識別情報」とは?再発行はできるの?

不動産の権利書類の再発行はできない

土地、不動産の権利書類は文字どおりその土地を所持する人を明確にするものです。
ちなみに土地権利書や権利証という呼び方は通称で、正確には『登記済証』といわれます。

2005年に不動産登記法が改正され、以降に発行されたものは『登記識別情報』と呼び方が変わっています。

「登記済証」と「登記識別情報」のどちらも、その所持者が登記名義人であることを証明するものです。

登記済証は、登記申請書の写しに、「登記済」と押印されたもので、登記手続きが完了した後、登記名義人に返還されていました。
登記済証という紙そのものが権利書類となるのです。
前述したように2005年以降、書類が変わり、現在は登記識別情報というものになっています。

売却したい不動産を購入してから長い年月が経過したことで、書類が見当たらないということもあるかもしれません。

再発行に関してですが、結論からいうと登記済証、登記識別情報を再発行してもらうことはできません。
紛失した場合のテクニックはいくつかあるものの、それぞれ特性やデメリットもあるので、まずは下記の特徴を元に自宅をよく探してみましょう。

権利書類とは、不動産の所有者を証明する書類

権利書類は、登記手続きにおいて本人確認手段として最重要なものです。
権利書類を探すときは、書類自体に権利証と書かれていない場合もあるため注意が必要です。
2004年まで発行されていた「登記済証」では、書類は綴じ込みになっていますが、表紙についてはその当時登記を担当した司法書士事務所のオリジナルになっているため、表紙の表記や見た目は一概に言えません。

ただ登記済証の場合は、表紙などがとても大切なものに見えるようにつくられていることが多いので、万が一紛失しても自宅で見つかることが多いでしょう。

土地の権利書類「登記済証」の表紙

2004年以前に発行された土地の権利書類「登記済証」の表紙は、登記を依頼した司法書士事務所で異なるものの、「権利書」「登記済証書」などが大きく書かれているのが特徴だ(写真/PIXTA)

2005年以降は登記済証から「登記識別情報通知」という書面に変更になりました。
「登記識別情報通知」はA4の住民票に似た用紙です。

こちらは2パターンあり、書類の下のほうにシールのようなものが貼ってある場合があります。
その場合、登記識別情報通知を見つけたとしても、このシールは絶対にはがしてはいけません。

シールの下には登記識別情報といわれる12桁の英数字が書かれており、この数字が権利書類の代わりになる「パスワード」の役割を果たしています。
12ケタで構成される英数字は「登記識別情報」といいます。
銀行のキャッシュカードの暗証番号を長くしたようなもので、次回登記を申請する際には、申請する人が本当に登記名義人なのかを確認するために法務局に提供する必要があります。

つまり、シールをはがして12桁のパスワードを他人に見られてしまうと、権利書類を盗まれたのと同じ状態になってしまいます。
また、シールは登記をするときに剥がしますので、絶対に自分で剥がさないよう注意しましょう。
万が一剥がしてしまった場合は、誰にも見られない金庫などに保管をして売却する際に、事前に担当司法書士に相談してください。

もう一つのパターンは、QRコードが記載されているタイプです。現在発行されている「登記識別情報通知」は、こちらのタイプです。
シールタイプと同じく記されているアラビア数字などによる符号がパスワードの役割になっていますが、登記識別情報が見えないように用紙が折り込まれ、のり付けされる様式になっています。QRコードには登記識別情報や登記の受付年月日等が記録されており、バーコードリーダーなどで読み取ることができます

現在、土地の登記情報は順次法務省によってオンライン化も進んでいます。
2005年以降の土地についてはすべて電子ファイルによって登記情報が保管されています。

登記識別情報通知の見本

登記識別情報通知の見本

登記識別情報通知見本。現在のものはQRコードが記載されている。昔のタイプは上面にシールが張られ、その下に登記識別情報の12ケタが記載されている(画像/法務省ホームページより)

不動産登記とはなにか。不動産登記の種類とメリット

不動産登記とは、土地の地積(登記簿上の土地面積のこと)や、建物の種類、構造、床面積などの状態や土地、建物の所有者、権利関係を明確化したものです。
登記は、土地の売買や相続の際にかかわってきます。
土地の売買や相続、贈与、交換などが行われたときには、その土地に対する所有権が変わることで、「所有権移転登記」を行うからです。
また、土地を担保にして住宅ローンなどの借り入れを行う場合は、金融機関がその土地に対して抵当権を設定するため「抵当権設定登記」が行われます。
ちなみにこの登記は司法書士が代理するのが一般的です。

また、土地の概要を明確にする表示登記というものもあります。
土地を売買や相続で分割する場合は「土地分筆登記」、複数の土地をひとつにまとめる場合は「土地合筆登記」、農地を宅地するなど土地の地目変更を行う場合には「土地地目変更登記」を行います。
これらの表示登記は土地家屋調査士が代理して行います。

不動産登記自体に関して、これまでは所有権や抵当権の設定にかかわる権利部について登記義務はありませんでしたが、一般的には登記が行われてきました。
なぜなら住宅ローンを借りる際に行う抵当権の設定をする場合、所有権保存登記がされていることが前提になるからです。
また、未登記の場合、売却をしたくても、所有者が不明確な物件ではスムーズな売買活動が難しいことも理由に挙げられます。
つまり金融機関や不動産会社などの第三者に対して土地の所有権を明確にするためには、登記が必須なので、登記義務はなくてもほとんどの不動産は登記をされてきたのです。

さらに、2021年4月の国会で、相続登記や住所変更等についての登記を義務づける不動産登記法の改正が成立しました。
相続登記がされないことなどにより、所有者不明土地(不動産登記簿により所有者が直ちに判明しない土地
や所有者が判明しても、その所在が不明で連絡が付かない土地のこと)が発生し、今後増えることを懸念することなどから、制定されました。
施行まではまだ期間があります(※)が、登記義務違反の場合には罰則規定もあります。

なお、どんな不動産なのかを明確にした「表題部」については登記が義務づけられています。
不動産取得から原則1カ月以内に登記をしなかった場合は、10万円以下の過料が設定されています。

※原則として公布後2年以内の政令で定める日(相続登記の申請の義務化関係の改正については公布後3年、住所等変更登記の申請の義務化関係の改正については公布後5年以内の政令で定める日)とされている

登記簿、登記事項証明情報とはなにか

こうしたどんな不動産なのか、権利関係はどうなっているのかという登記内容が登録されているのが「登記簿」というものです。

現在は記録が電子化されたため、登記情報は登記記録というデータにされています。登記情報は、「登記事項証明情報」「一部事項証明情報」という書類で確認できます。これらの書類は法務局の窓口またはインターネットから申請できるようになっています。

土地の場合、所在、地番、地目、地積など物理的現況が登記記録の「表題部」に、所有権や抵当権など権利に関する内容が同じく登記記録の「権利部」に記録されています。

登記事項証明書の見本(土地)

登記事項証明書の見本(土地)。(画像/法務省ホームページより)

家・土地の権利書類の再発行はできないが、所有権はなくならない

ただちに不動産の所有者ではないとみなされるわけではない

権利証などの権利書類を紛失してしまってもそれにより直ちに所有者ではないとみなされるわけではありません。権利書類は、あくまでも権利の確認手段の一つとして位置づけられているだけだからです。

仮に権利書類だけを不正に入手したとしても、勝手に家を売却したり、担保に出すようなことは、現行制度上難しくなっています。
なぜなら土地の登録識別情報は法務省に保管されている原本の複製、コピーであり、原本は国が持っているからです。

土地の売買などで登記されている情報に変更があった場合は、まず保管されている原本の情報と一致しているかどうかを厳密に審査したうえで登記申請の可否が判定されます。
そのため仮に土地の権利書類が第三者に盗まれたとしても、ただちに悪用につながる心配はほぼありません。
さらに、2005年以降に登記された土地については原則すべて電子化された登録識別情報として管理されているため、今後、土地の権利書類の紛失や盗難などによるトラブルは次第に減っていくでしょう。

とはいえ、前述の12桁の英数字を誰かに見られたり、盗まれたりすると虚偽の登記申請をされてしまう危険性はゼロではないので、大切に保管することは大前提となります。

家・土地の権利書を紛失した場合のイメージ

不動産の権利書類が必要になるのはどんな場合?

土地・不動産を売却するとき

そもそも不動産の権利書類(登記済証や登録識別情報)が必要になるのはどんなときなのでしょうか?

土地の権利証の書類が実際に必要になるのは多くの場合、土地を売買する際になります。
権利書類を用意すべきなのは売主で、買主は準備する義務はもちろんありません。
権利書類以外では、住民票、印鑑証明書、固定資産評価証明書、収入印紙が売買の際に必要な書類になります。

売却の際に必要な書類一覧表
□売却する不動産の権利書類(登記済証や登録識別情報)
□住民票
□印鑑証明書
□固定資産評価証明書
□収入印紙

贈与、不動産を担保にする場合など

売却以外で不動産の権利書類が必要なケースとして挙げられるのが、「贈与」と「担保にする場合」です。

贈与は、当事者の一方が自己の不動産などの財産を無償で相手方に与える意思表示をし、相手方がそれを承諾することで成立する契約です。
代表的なケースが、妻や子、孫などに財産を譲る贈与です。

また、担保にする場合とは、自身の不動産を担保にしてお金を借りることを指します。
代表的なケースとしては住宅ローンの借り換えが挙げられます。現在契約している住宅ローンよりも、他の住宅ローンの方が低金利だったり、条件が良かったりする場合、新しく住宅ローンを組み直す人も多いでしょう。

この住宅ローンの契約を借り換えする際にも、土地や建物の権利書類は必要になります。
住宅ローンとは、自分の不動産を担保にして金融機関から受けている融資なので、借り換えの際には、債務者となる金融機関が、担保となる土地や建物に抵当権を設定することが必要になります。
それを受けて、住宅ローン借り入れ者は抵当権を設定したという登記を法務局に申請します。
この登記の際に権利書が必要となるのです。

住宅イメージ

(写真/PIXTA)

不動産売却を権利書なしで行う3つの方法

2005年の法改正によって、権利書類の役割は徐々に薄れつつあります。
そして権利書類を紛失してしまった場合でも不動産を売却できるいくつかの方法があります。
ここでは代表的な3つの方法とその費用を紹介します。

●事前通知制度

登記申請の際に所有者本人であることを証明する方法はあります。
代表的なものが事前通知による方法です。

事前通知とは、法務局から申請人に対して「登記申請がなされたこと」および「自分が確かに登記を申請した旨を申し出る旨」を通知する書面を郵送し、一定期間内に、登記名義人から間違いない旨の申出があったときにはじめて登記の実行をする制度です。
不動産売却の際の登記申請において、権利証を提示できないことを説明すれば、法務局から申請人の住所へ事前通知が届きます。
この通知は本人限定受取郵便が利用されること、実印を押印して申出する必要があることから、本人確認が可能となっています。
申請人の手元に届いた、「事前通知書」の下にある回答欄に署名し、押印して登記所に持参または郵送します。
注意したいのは、申出期間が『法務局が発送してから2週間以内』となっている点です。事前通知が届いてから2週間以内ではないので、期日を間違えることなく申出を行いましょう。なお、海外在住者の場合は4週間以内の申出が必要です。

事前通知制度の利用に費用はかかりません。

デメリットを挙げるとすると、郵送でのやり取りで多少の時間がかかることです。
土地を売却活動は早い者勝ちの側面もあるので、いざ売買しようとなった際、紛失などの都合で登記までに時間がかかることが分かると、買主はほかに良い土地を見つけて購入をキャンセルする可能性もあるかもしれません。
事前に余裕をもって進めておくことが大切です。

費用:無料

●資格者代理人による本人確認

司法書士や弁護士などの資格者が、登記官の代理として本人確認を行う制度です。申請人となる登記名義人と面談し、本人確認のできる書類(運転免許証など)の呈示を受けたり、登記名義人であることを確認できる事項を聴取しながら本人確認を行います。そのうえで、その内容を「本人確認情報」という書類にして、登記申請時に法務局に提供するという制度です。
本人確認の面談では、氏名住所、生年月日など基本的な本人確認情報だけでなく、物件や土地を購入した経緯、あれば購入後の管理委託先、今回売却する経緯などを細かく質問されます。忘れている方は頭を整理しておきましょう。 さらに、不動産を購入した時の売買契約書などの書類も必要になりますので準備しておくといいでしょう。

「本人確認情報」を登記申請時に添付することで権利書の代わりとすることができます。
本人確認情報の登記所への送付や、本人確認に関わる手続きのほぼすべてを代行してもらうこともできます。
専門資格を持つプロに任せる安心感と自身で慣れない作業を行う負担も減るでしょう。
ただ、依頼する場合は、司法書士への手数料が発生する点に注意が必要です。

費用:依頼する専門家ごとに異なり、5万~10万円ほど

●公証人による本人確認

登記申請時の委任状を作成する際に、公証役場を訪れ、委任状に登記名義人が目の前で署名したことを公証人に認証してもらう制度です。公証人の認証文のある委任状を、権利書の代わりに登記申請書に添付して登記申請を可能にする方法です。
住所への通知発送による本人確認がある上、本人が公証人役場へ行く必要があります。
本人確認にあたっては印鑑証明書や実印、身分証明書、登記申請代理の委任状などが必要となるので、事前に必要な書類を問い合わせて抜けがないようにしましょう。

費用:手数料が数千円程度

公証人に認証してもらう書類、司法書士に対する委任状や登記原因証明情報などの必要書類は、一般人が作成するのは難しい場合が多々あります。
公証人による認証を利用する場合も、書類の作成などを司法書士に依頼したり、場合によっては司法書士に同席してもらう必要があったり、結局それほどお金と労力を削減できなかったというケースもあります。
自分で行う事前通知制度や公証人による認証を利用する場合は、ご自身の状況をよく考えて、慎重に判断しましょう。

いわずもがなですが、そもそも権利証や登記識別情報をなくさなければこれらの手間はかかりません。必要なときにすぐに出せるよう大切に保管しておきましょう。

不動産の権利書類を紛失したときの対処は?

権利書を悪用される場合はほとんどないが、事前に策は打っておこう

まずは落ち着くことが大切です。
権利書は不動産の権利について記された重要な書類ではありますが、前述のような対策方法があることなどから、万が一紛失してしまっても慌てることはありません。
落ち着いて状況を整理し、必要な手続きをとることでほとんどの問題は防ぐことができます。

法的には、仮に悪意のある第三者があなたの土地の権利書類や実印を使って不正登記を行ったとしても、それだけで土地を売買することはできません。
土地の権利書類は必ず法務省が管理する原本と対になっており、土地の売買などで登記情報になんらかの変更があった場合にはまず原本の情報と一致しているかどうかを厳密に審査したうえ、登記申請の可否が判定されるからです。
国が持っている以上、原本のほうが悪用される可能性はほぼゼロに等しいと考えられます。
仮に土地の権利書類が第三者に盗まれたりしたとしても、ただちに悪用につながる心配はほぼないと考えて良いでしょう。

ただ、第三者であっても正式な権利書類をもっている限り、土地の名義を変更することはできるので、不正登記を迅速に監視できるシステムを活用することが必要になります。

「不正登記防止申出」で不正な登記がないかを確認しよう

そこで利用するのが、法務省が定める「不正登記防止申出」です。
これは不正な登記がされる差し迫った危険がある場合のための制度で、申出から3カ月以内に登記申請があった場合は、法務局が申出をした人にその旨を通知します。

申出をする際には、被害届を出したり、新規で登記をし直すために市区町村長へ印鑑証明書の廃止の届けをするなどの手続きが必要となってきます。(申出の内容が緊急を要するものである場合は、手続きをとっていなくても、申出をすることができることもあります)。

この不正登記防止申出書を提出しておけば、法務局の登記官は登記申請人に対して出頭を求め、質疑や文書を提供させることによって本人確認(登記申請権限の有無の調査)をします。
登記官が登記申請人の本人確認を行うことにより、本人確認ができなければ、申請された登記は却下されることが期待できます。

また、万が一、この申出をしていて法務局から通知がなされた場合には、裁判所に申し出て、権利が移転されないように、処分禁止の仮処分を申し立てるなどの手段を講じましょう。

詳しい内容や条件については、最寄りの法務局に問い合わせてみましょう。

法務局イラスト

(イラスト/PIXTA)

まずは相談窓口に連絡をしよう

最寄りの公証役場が最も手っ取り早い相談窓口のひとつです。
もし権利書類を紛失してしまったら、まずは落ち着いて最寄りの公証役場へ相談をしましょう。
公証役場とは公的書類についての専門機関です。

公証人と話す前に、必要な書類など何が必要か一から丁寧に説明を受けることができます。
必要であれば、後日必要な書類を用意して本人確認をして登記申請の準備を進めていくこともできるので安心できるでしょう。

権利書を紛失したら、相談窓口に連絡しよう

他にも最寄りの法務局や司法書士事務所で相談するのもひとつの手です。
普段からお世話になっていたり、以前登記申請を依頼したことがある司法書士事務所があれば、そちらに相談することで、よりスムーズに問題解決を図れるでしょう。

土地売却の流れや手続きについて読む

まとめ

  • 不動産の権利書類は昔は「登記済証」現在は「登記識別情報」となっている
  • 権利書類は紛失した場合、再発行はできない
  • 権利書がなくても、土地や家を売却する方法がある
  • 万一紛失したら、悪用の恐れがあるのでしかるべき対応をしっかりとろう

●取材協力
横山山王法律事務所 代表 横山宗祐さん

構成・取材・文/山口俊介

イラスト/タバタ画房

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